Коротко.
Кейс о создании B2B системы для латвийской туристической компании. Или как туроператору всегда отображать актуальные цены. А также как оптимизировать время работы персонала на согласовании тура с клиентом.
В 2019 году, специально для нашего заказчика - туроператора в Латвии, мы в 2410 разработали B2B систему для конечных клиентов и турагентов. Она позволила перейти с согласования тура посредством электронной почты в удобную платформу с актуальными ценами и красивой визуализацией путешествия.
Запрос.
В 2017 году мы начали работу с латвийским туроператором*, который, на тот момент, уже обслуживал около 25.000 постоянных клиентов.
Организовывая туры, компания должна была учитывать актуальные цены на авиабилеты и отели, которые постоянно меняются. Если цены на момент продажи тура будут неактуальными, компания недополучит прибыль или даже понесет убытки, поскольку она рискует собственными финансами, оформляя тур и передавая его турагентам для продажи конечным клиентам.
В ходе совместной работы мы выяснили:
- Персонал компании вынужден ежедневно мониторить изменения цен на авиаперелеты и отели вручную.
- Все расчёты так же вручную вносятся в Google Sheets и большие объемы таблиц затрудняют работу.
- Присутствует высокий риск «человеческого фактора», при котором допускаются ошибки и цены не всегда меняются оперативно.
- Компания предоставляет выбор отелей в рамках одного тура, но их согласование с клиентом идет по электронной почте. Это не только сказывается на репутации компании, но и отнимает время и сотрудника, и клиента.
Были выявлены технические проблемы, с которыми столкнулся наш клиент:
- Актуальность цен на авиабилеты. Стоимость перелетов – одна из важных составляющих себестоимости тура. Мы выяснили, что далеко не все поставщики авиабилетов имеют программные способы коммуникации (API / XML), которые бы позволили просто подключиться к поставщику для получения актуальных цен на авиабилеты.
- Отсутствие единой системы расчетов. Количество поставщиков услуг постоянно увеличивается, но каждый из них предоставляет различную структуру данных. И задача заключалась в том, чтобы объединить все форматы в единую структуру для последующего обновления цен на сайте и в B2B системе.
- Время согласования коммерческого предложения. Обсуждение деталей с клиентом происходило посредством электронной почты. Дополнительное время затрачивалось на выбор вариантов места пребывания. Это было долго, неэффективно и требовало дополнительных человеческих ресурсов.
Решение.
Следовательно, одной из главных задач была автоматизация процесса формирования тура и последующего его согласования с клиентом.
Изучив ситуацию с точки зрения заказчика, мы предложили разработать платформу, которая объединит все решения.
Суть B2B системы как “переходного” этапа к онлайн-версии состояла в том, чтобы сотрудники продолжали собирать и редактировать информацию в Google Sheets.
А автоматизированный сбор данных и их вывод в структурированной форме система делала самостоятельно.
Таким образом, система предназначалась для работы таких специалистов, как:
- Сотрудники турфирмы – операторы, которые в присутствии клиента подбирали тур.
- Турагенты, которые продавали самостоятельно оформленные туры компании нашего клиента.
Платформа с помощью различных надстроек выполняла такие задачи:
- Обрабатывала сайты поставщиков авиабилетов (например, Ryanair, WizzAir, Airbaltic).
- Синхронизировала данные от партнеров по размещению в отелях и гостиницах.
- Собирала данные из открытых источников, включая сайты по бронированию отелей (Booking.com).
- Объединяла все данные в единую структуру.
- Выводила актуальные цены на сайте компании.
Платформа для нашего клиента, туристического оператора, создавалась с нуля под индивидуальные требования заказчика.
В ее основе три типа источников данных: таблицы Google Sheets, API / XML и роботы (парсеры) для сбора информации.
Стоит упомянуть, что сайт нашего клиента разработан на базе Bitrix компанией 1C-Andi. И благодаря совместной работе с 1C-Andi нам удалось реализовать интеграцию с сайтом достаточно оперативно. И теперь на сайте всегда отображаются актуальные цены.
Результат.
Календарь туров
Один из элементов всей B2B системы - это календарь, с помощью которого формировалось предложение для клиента исходя из таких данных, как:
- страна (с перечнем городов для проживания и экскурсий).
- тип тура (авиа, автобусы, круизы).
- количество дней с автоматически рассчитанной стоимостью предложения.
Расширенный поиск туров
Поскольку в одну страну формировалось по несколько туров, мы предусмотрели в системе наличие удобного поискового фильтра, который выводит туры, их направления, вариации размещения, цены и даты.
Расширенный поиск позволил формировать список туров исходя из количества людей. Поскольку во многих отелях и при ценах на авиабилеты учитывается возраст детей, мы создали несколько категорий:
- ADULT – взрослый от 12 лет
- CHILD – ребенок от 2 до 12 лет
- INFANT – младенец до 2-х лет.
Информация о туре
При выборе тура открывалась полная информация с описанием, фотографиями, временем прибытия и отъезда, экскурсионной программой и т.д.
Информация о ценах, удаленности от моря или центра города, наличии дополнительных удобств собиралась автоматически от поставщиков (отелей) и с сайта booking.com.
Сотрудники компании заказчика по-прежнему могли редактировать информацию об экскурсиях сами, добавляя их через Google Sheets + Google Docs.
Затем вся информация визуализировалась в системе в виде оформленного слайдшоу и сниппетов.
Графики Лучшая цена
Для удобства клиентов были разработаны графики наилучшей стоимости, на которых отображается время, когда этот тур можно приобрести по лучшей цене.
Бронирование тура
Оформление резервации происходит классическим способом:
- Оператор вводит информацию о туристах, их персональные данные.
- Для каждого туриста отмечает опции проживания и питания.
- Добавляет, при необходимости, дополнительные услуги (страховку и экскурсии)
Резервация билетов
Если клиент выбирает автобусный тур, здесь же можно зарезервировать места. Отредактировать их можно в по-прежнему Google Sheets, а система выдаст их в виде красивого виджета.
После подтвержденной резервации, выбранное место в системе отображается недоступным и другой оператор может подобрать для своих клиентов другие свободные места.
После того, как резервация выполнена, происходит синхронизация с сайтом. И на сайте всегда отображается актуальное количество свободных мест на этот тур.
Данные резервации автоматически отправляются в бухгалтерскую программу посредством XML. Таким образом, новый заказ сразу попадает в бухгалтерию со всеми контактными данными туристов, необходимыми для правильной бухгалтерской отчетности.
Резюме.
Сотрудничество с нашим клиентом было эффективным и плодотворным. Компания выразила нам благодарность за то, что новый продукт смог решить их основные задачи:
- Мы сократили время проверки и обновления цен. Если ранее сотрудник тратил на это около 3 часов в день, то теперь он тратит не более 10 минут в неделю на проверку системы. Таким образом, то, что занимало около 66 часов в месяц, теперь занимает всего 40 минут в месяц.
- Снизили риск появления ошибок, устранив «человеческий фактор».
- Интегрировали систему с сайтом, синхронизировав актуальные цены на билеты, проживание и туры.
- Настроили экспорт данных из системы в бухгалтерскую программу, а также сопроводительные документы для организаторов тура.
В итоге, наша платформа помогла компании повысить лояльность клиентов за счет актуальных цен и визуально продающих предложений, в которые теперь красиво и быстро «упаковываются» в готовые туры.
Наше сотрудничество с туристической компанией началось в конце 2017 года. Вместе с заказчиком мы проработали практически два года, выстраивая и улучшая B2B систему.
Но, первым делом, мы реализовали ту часть проекта, которая дает максимальную отдачу.
Поэтому первые результаты заказчик получил уже после месяца работы – сотрудникам больше не нужно было ежедневно вручную мониторить цены поставщиков, что освободило порядка 3 часов в день для более важных задач.
*Мы не указываем имя компании, поскольку заключили договор о неразглашении.
