Väljavõte.
2020. aastal lõime ärisüsteemi jaoks, mis võimaldas nende meeskonnal oluliselt lihtsustada ja automatiseerida projektidega seotud tööd. Süsteem parandas Kliendi, Müüja ja Halduri vahelist suhtlust ning vähendas kõigi protsessis osalejate bürokraatlikku koormust.
on juhtiv ettevõte õigus-, teabe-, äri-, riigi-, kindlustus- ja meditsiinitõlgete valdkonnas 44 maailma keeles. Büroo töö põhineb professionaalide, emakeelt valdavate inimeste kaasamisel kaugtöö formaadis.
Kliendi lugu.
Töötajate arvu ja tellitud tõlketeenuste arvu kasvuga tekkis ettevõttel teatavaid raskusi:
- Töö projektidega ei olnud struktureeritud ja andmeid hoiti erinevates kohtades. Mõningaid andmeid hoiti postkastides. Dokumentide üksikud versioonid olid salvestatud erinevatel andmekandjatel olevates kaustades. Juurdepääs tabelitele ja andmetele oli puudulik.
- Haldurid kogesid raskusi tõlkimise staatuse kindlaksmääramisel, selgete tähtaegade puudumisel ja suutmatuses hallata kiiresti kogu protsessi, alates tellimuse saamisest kuni valmis tõlke üleandmiseni, selle vastuvõtmiseni ja selle eest tasumiseni.
Seetõttu leidsime koos kliendiga, et ettevõte vajab sisemist süsteemi, kus kõik tehingute üksikasjad tõlkimise kohta tuleks registreerida ja kuvada reaalajas.
Meie lahendus.
Oleme jõudnud järgmisele otsusele:
- Ühendada kõik protsessis osalejad ühtseks sisemiseks B2B-süsteemiks.
- Luua eraldi rollid erinevatele juurdepääsutasanditele: Klient, Müüja, Haldur ja Administraator
- Luua dünaamiline ajakava projekti valmiduse jälgimiseks haldurite poolt.
- Integreerida Zoho Books toode (veebipõhine raamatupidamisrakendus) sisemise ärisüsteemiga.
Kõik süsteemiprojekti üksikasjad töötati välja individuaalselt kliendi jaoks. Süsteem arendati nullist välja läbimõeldud disainiga mugavuse ja funktsionaalsuse mõttes.
Tulemus.
Sisselogimise lehekülg
Kõigil kasutajatel on sisselogimiseks kasutajanimed ja salasõnad.
Juhtimispaneel
Projektid kuvatakse siin lihtsaks otsimiseks ja haldamiseks staatuse järgi:
- Pending - plokk uute projektidega, mida tuleb töödelda ja edastada Müüjale.
- Active - projektid, mille kallal töötatakse.
- Completed - plokk lõpetatud projektidega.
Projekte saab plokist plokkidesse teisaldada lohistamise teel ja üksikasjadele pääseb ligi ühe klõpsuga.
Ajakava Gantt chart formaadis kuvatakse samas aknas. See võimaldab planeerida projekti tähtaegu ja jälgida iga tellimuse valmidusetappe.
Projektid
Leheküljel "Projektid" kuvatakse loetelu kõikidest süsteemis olevatest projektidest, mis ei ole veel lõpetatud. Administraatoril ja Halduril on neile täielik juurdepääs (lugemiseks ja muutmiseks). Müüjad saavad piiratud teavet vaadata lugemisrežiimis.
Projekti staatust saab muuta tellimuse andmete lehe avamisel.
Profiili lehekülg
Igale juurdepääsutüübile - Kliendile, Müüjale, Haldurile ja Administraatorile - töötati välja tüüpiline profiililehekülg.
Näiteks Müüja lehekülg sisaldab järgmisi andmeid:
- Isiklikud kontaktandmed
- Asukoht
- Ajavöönd
- Tõlke teemad
- Keeleoskus
- Andmed raamatupidamisdokumentide ja maksete registreerimiseks
Müüja profiili sisestatud ametialased parameetrid võimaldavad Halduril määrata konkreetsete projektide jaoks kõige sobivamad kandidaadid.
Müüjal on juurdepääs Müüja lehele väljaspool süsteemi ja ta saab seda muuta, lisades täiendavaid andmeid ametioskuste kohta.
Kliendiprofiilid sisaldavad juriidilise isiku ja täiendavate isikute andmeid, kellega tõlkebüroo Haldur projekti üle läbirääkimisi peab.
Dünaamilised diagrammid
Kuna süsteem loodi nullist, ei olnud arenduse esimestes etappides selge, millist diagrammi tuleks kuvada. Seetõttu töötasime välja dünaamilise versiooni, mis aitab Administraatoril otsustada, millised näitajad on analüüsiks vajalikud. Administraator valib andmeallika, määrab X- ja Y-telje parameetrid ning genereerib diagrammi.
Selline süsteem võimaldab hinnata Müüja tõhusust (tööde aega ja mahtu), finantsnäitajaid iga kliendi kohta ja muid parameetreid.
Projekti lehekülg
Halduril ja Administraatoril on juurdepääs projektilehele. Kõik projekti andmed kogutakse siia:
-
General- vaheleht sisaldab andmeid projekti numbri, kliendi andmete, vastutava halduri, ajavööndi, valitud valuuta ja tellitud tõlke sõnade koguarvu kohta. -
Deadlines- sisaldab andmeid projekti tähtaegade kohta. Kui tellimust täidavad erinevad Müüjad või vaheetappidena, kohaldatakse selle tingimusi iga osa suhtes. -
Instructions- kliendi andmed, kliendi soovid vormistamiseks ja tõlke teostamiseks. -
Add files- siin avaldatakse tõlkimist vajavaid tekste. Iga tekst sisaldab andmeid keelte, sõnade arvu ja teenuse tüübi kohta. Üks tekst ei pruugi vajada ainult tõlget, vaid ka professionaalset toimetamist (korrektuuri). Haldur saab määrata igale teenusele erinevaid teostajaid. -
Comments– sellel vahelehel jätab projektimeeskond oma kommentaarid, et tõhustada kommunikatsiooni. -
Status- võimalus muuta staatust, kui projekt on valmis. -
Invoices- salvestatud raamatupidamisdokumendid, mis on loodud Zoho Books’i abil. -
Actions- sisaldab võtmenuppe, millega Haldur projekti ajakohastab või kustutab.
Kokkuvõte.
Tõlkebüroo tootehaldussüsteemi peamised eelised:
-
Kõik andmed iga projekti kohta kogutakse ühte süsteemi, millel on üks kasutajaliides. Andmete töötlemine muutus kiiremaks ja lihtsamaks.
-
Halduri töö muutus lihtsamaks: ta saab kiiresti leida Müüjaid ja jälgida nende tööd; projekti staatus kuvatakse süsteemis automaatselt ja kõik meeskonnaliikmed suhtlevad omavahel ühes kohas.
-
Süsteemi saab muuta ja täiendada uute funktsioonidega vastavalt kliendi vajadustele.
